Teambuilding in Projekten

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Eine Gruppe von Menschen ist noch kein Team. 

In der dynamischen und vernetzten Welt von heute wird Erfolg selten durch die Anstrengung einer einzelnen Person erzielt. Stattdessen ist er das Ergebnis gemeinschaftlicher Bemühungen, bei denen unterschiedliche Talente und Perspektiven zusammenkommen, um etwas zu schaffen, das größer ist als die Summe seiner Teile. Hier kommt das Wesen der Teamentwicklung (Teambuilding) ins Spiel – ein strategischer Prozess, der eine Ansammlung von Individuen in eine zusammenhängende und leistungsstarke Einheit verwandelt – dem Team. Ob in der Wirtschaft, im Sport, in der Bildung oder in jedem anderen Bereich des Lebens – die Fähigkeit, starke, harmonische Teams zu bilden, ist ein Eckpfeiler des Erfolgs.

In Projekten ist diese Aufgabe besonders komplex und der Projektmanager nimmt hier eine wesentliche Rolle ein.

Warum Teambuildung im Projektmanagement wichtig ist

Projekte – insbesondere Großprojekte – erfordern oft, dass sich Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zu einem Projektteam zusammenschließen. 

Während diese Mitarbeiter wahrscheinlich bereits ein gutes Verhältnis zu ihren Kollegen in ihren jeweiligen Teams und Abteilungen haben, ist das beim Projektteam anders.

Es ist so, als ob Sie, nachdem Sie in der Schule enge Freundschaften mit Ihren Klassenkameraden geschlossen haben, plötzlich an die Universität kommen. Die Chancen stehen gut, dass Sie unter Ihren neuen Kommilitoninnen keine bekannten Gesichter finden werden – aber Sie müssen trotzdem neue Beziehungen zu ihnen aufbauen.

In solchen Fällen entstehen Freundschaften und Beziehungen nicht über Nacht – anfangs ist es oft unangenehm, weil jeder versucht, ein Gefühl dafür zu bekommen, mit wem er zurechtkommt. Die Mitglieder von Projektteams befinden sich in einer ähnlichen Situation, aber sie haben nicht annähernd so viel Zeit, funktionierende Beziehungen aufzubauen wie Studenten. Zu groß ist der Druck, in möglichst kurzer Zeit nach Projektstart erste Ergebnisse zu liefern.

Aus diesem Grund ist die aktive Förderung der Teambildung im Projektmanagement so wichtig – das Projektteam muss zusammenhalten und produktiv sein, wenn das Projekt eine Chance auf Erfolg haben soll.

Es ist unrealistisch, zu erwarten, dass das Projektteam sofort gut zusammenarbeitet.

Um die richtigen Erwartungen zu setzen, sollten sich Projektmanager an Tuckmans Theorie der Teamarbeit orientieren, die besagt, dass die Teamentwicklung in 5 Phasen verläuft:

• Forming, 
• Storming, 
• Norming, 
• Performing, und
• Adjourning.

Phase 1: Die Forming-Phase

In der Aufbauphase ist das Team zusammengestellt, aber es gibt keine Kameradschaft – die Teammitglieder sind einander noch fremd und bleiben daher formell und zurückhaltend in der Kommunikation. 

Man könnte sagen, dass es in der Gründungsphase darum geht, Konflikte zu vermeiden, weshalb die meisten Menschen dazu neigen, ihre Emotionen aus dem Spiel zu lassen.

Phase 2: Die Storming-Phase

In der Storming-Phase kommunizieren die Teammitglieder mit weniger Zurückhaltung und mehr Emotionen, meist auf feindselige und argumentative Weise. 

Das liegt daran, dass sie sich zu diesem Zeitpunkt immer noch nicht als Teammitglieder sehen – sie sind lediglich Einzelpersonen, die getrennt an demselben Projekt arbeiten. 

Phase 3: Die Norming-Phase

In der Norming-Phase beginnen die Projektmitglieder ein Team zu bilden. 

Die Konflikte und Auseinandersetzungen liegen hinter ihnen und sie sind bereit, sich auf das Ziel zu konzentrieren und zu verstehen, dass sie die Aufgabe bewältigen können, wenn jeder seine Stärken einsetzt.

Phase 4: Die Performing-Phase

In der Leistungsphase werden der Zusammenhalt und die Effektivität des Teams auf das Maximum erhöht. Leider erreichen nicht alle Projektteams die Leistungsphase, wodurch wertvolle Potentiale nicht voll ausgeschöpft sind. 

Außerdem ist die Performing-Phase gekennzeichnet durch:

• Vertrauen, 
• Ehrlichkeit und
• Respekt

der unter den Teammitgliedern fest verankert ist.

Phase 5: Die Auflösung-Phase

Schließlich gibt es noch die Phase der Auflösung, in der das Team eine gut erledigtes Projekt mit einem spürbaren Hauch von Traurigkeit darüber feiert, dass die gemeinsame Zeit als Team zu Ende gegangen ist.

Hindernisse für die Entwicklung von Projektteams

Der Entwicklung von Projektteams stehen mehrere Hindernisse im Weg, die alle ungewollt die Teambildung behindern.

David L. Wilemon und Hans J. Thamhain haben 11 Haupthindernisse für die Entwicklung von Projektteams identifiziert, wobei sich viele dieser Hindernisse stark überschneiden.

Wir haben aus Gründen der Übersichtlichkeit die 11 Hindernisse in 4 Cluster eingeteilt.

• unklare oder unfähige Führung,
• Senior Managements zu stark involviert,
• schlechte Kommunikation, und
• mangelndes Engagement.

Hindernis Nr. 1: Unklare oder unfähige Führung

Ob Sie nun offiziell als Projektmanager bezeichnet werden oder nicht, Tatsache ist, dass jedes Projekt einen Leiter benötigt. Die Rolle des Projektmanagers umfasst die Projektplanung und -durchführung, aber er ist auch für das Teambuildung innerhalb des Projektteams verantwortlich.

Es ist jedoch in der Praxis nicht ungewöhnlich, dass es bei Projekten keine klar definierte Führung, keinen klaren Projektmanager, gibt. Dies kann eine ganze Reihe unerwünschter Folgen haben, unter anderem

• Massive Verwirrung – wenn sich die Teammitglieder der Projektziele oder des Umfangs ihrer Verantwortlichkeiten nicht bewusst sind.
• Wettbewerb um die Führung des Teams – da verschiedene Teammitglieder versuchen, dieses Machtvakuum auszufüllen (oft um persönliche Interessen zu verfolgen).
• Rollenkonflikte – die in Umgebungen auftreten können, in denen ein Projektteam so schlecht definiert ist, dass es nicht einmal einen Leiter hat. 

Es gibt aber auch Fälle, in denen ein Projektmanager zwar definiert ist, seine Glaubwürdigkeit als Führungskraft aber in Frage gestellt wird. Dies kann der Fall sein, weil die Teammitglieder sehen, dass der Projektmanager nicht alle erforderlichen Projektmanagementfähigkeiten beherrscht, oder weil jemand im höheren Management (den die Mitglieder des Projektteams respektieren und an den sie sich wenden) keine hohe Meinung von den Fähigkeiten des Projektmanager hat.

Es ist damit unwahrscheinlich, dass Teams, die unter einem der oben genannten Probleme leiden, zu einer geschlossenen und produktiven Einheit zusammenfinden können.

Hindernis Nr. 2: Senior Management (Geschäftsführung, C-Level) involviert sich zu stark

In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Unternehmensleitung die Projektumgebung auf störende Weise verändert und beeinflusst. Dies äußert sich häufig in einer Ausweitung des Projektumfangs – d.h. einer Erhöhung der Projektanforderungen über das ursprünglich vereinbarte Maß hinaus -, kann aber auch in Form einer Änderung des Zeitplans oder des Budgets erfolgen.

Noch wichtiger ist, dass oft die Geschäftsleitung für die Auswahl der Teammitglieder verantwortlich ist. 

Es besteht ein Zusammenhang zwischen der effektiven Bildung von Projektteams und dem Einfluss, den der Projektmanager auf die Auswahl der Teammitglieder hat. Wird ihm dieser Einfluss entzogen, wird die Bildung von Projektteams längere Zeit in Anspruch nehmen (wenn es überhaupt vollständig möglich ist).

Hindernis Nr. 3: Schlechte Kommunikation

Viele Hindernisse, die der Bildung von Projektteams im Wege stehen, sind auf schlechte Kommunikation zurückzuführen.

Dazu zählen auch:

• die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und
• Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Projektteam.

Am häufigsten treten diese Probleme in der Form auf, dass die Teammitglieder nicht über wichtige Projektentwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden.

Eine schlechte Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Kunden oder der Geschäftsführung kann die Situation ebenfalls verschlimmern, aber innerhalb des Teams wird dies als schlechte Kommunikation zwischen dem Team und dem Projektmanager registriert.

Hindernis Nr. 4: Mangelndes Engagement, das auf interne Faktoren zurückzuführen ist

Da es bei den Hindernissen für die Entwicklung von Projektteams viele Überschneidungen gibt, haben wir bereits mehrere Ursachen für mangelndes Engagement in Projekten behandelt, um nur einige zu nennen:

• Fehlende Unterstützung durch das Senior Management,
• Fragwürdige Glaubwürdigkeit des Projektleiters,
• Der managementorientierte Teamauswahlprozess und
• Mangel an klaren Projektzielen.

Dies sind alles externe Faktoren, die das Engagement der Teammitglieder für das Projekt behindern können.

Im Gegensatz gibt es jedoch auch zahlreiche interne Faktoren, die man als Projektmanager berücksichtigen muss und welche Einfluss auf die Bildung des Teams haben (sollten):

• Teammitglieder haben unterschiedliche berufliche Ziele und Interessen. Nicht immer stehen da die Ziele Projektes in Einklang mit den eigenen beruflichen Zielen.
• Manche Menschen sind nicht für die Arbeit in Projekten geeignet. Projekte erfordern von Natur aus mehr Flexibilität in der Arbeitsweise, führen zu Auslastungsspitzen und damit zu Grenzen in der eigenen Belastung und sind zeitlich terminiert. Die Arbeit in Teams ist unumgänglich.

Der beste Weg, dieses Hindernis zu überwinden, ist eine sorgfältige Auswahl der Projektteammitglieder. Die Mitglieder des Projektteams sollten nicht nur fähig, sondern auch bereit sein, die Projektvision des Projektleiters zu akzeptieren und sich in einer Projektumgebung wohlzufühlen.

7 Tipps für die Bildung von Projektteams

• wählen Sie das Projektteam sorgfältig aus,
• seien Sie transparent,
• erstellen Sie gemeinsam mit dem Team einen Projektstrukturplan,
• feiern Sie Erfolge,
• verwenden Sie Projektmanagement-Tools, und
• kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren.

Tipp Nr. 1: Wählen Sie das Projektteam sorgfältig aus

Wir wissen, dass Projektmanager nicht immer in der Lage sind, selbst zu entscheiden, wer in ihrem Team arbeiten soll – aber sie sollten ihr Möglichstes tun, um diese Entscheidung zu beeinflussen.

Der Aufbau von Vertrauen ist ein langer Weg, aber damit das Team die Leistungsstufe der Teamentwicklung erreicht, brauchen Sie Motivation, Engagement und Kompetenz.

Wenn das Management bestimmt, wer zum Team gehört, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie mit Teammitgliedern enden, die ihren Beitrag nicht leisten, weil sie: 

• Unmotiviert sind (sie haben sich nicht dafür entschieden, hier zu sein),
• Unengagiert (sie interessieren sich nicht für das Projekt oder halten es für unwichtig), oder
• Inkompetent (sie wurden aufgrund ihrer Verfügbarkeit und nicht aufgrund ihrer Verdienste ausgewählt).

Umgekehrt weiß der Projektleiter, wenn er das Team auswählt, welche Fähigkeiten er braucht – und wählt daher mit größerer Wahrscheinlichkeit die richtige Person aus. 

Da sich die Teammitglieder wertgeschätzt fühlen, nehmen sie die Einladung von sich aus an (oder lehnen sie ab), wodurch sie motiviert und engagiert sind.

Tipp Nr. 2: Seien Sie transparent

Das Ziel der Teamentwicklung im Projektmanagement besteht darin, dass das Team ein hohes Maß an Zusammenhalt und Produktivität erreicht – d.h. die Leistungsphase der Teamentwicklung. Diese Phase ist durch Kommunikation, Ehrlichkeit, Vertrauen und Respekt gekennzeichnet. Daher muss der Projektmanager diese Werte fördern, wenn er erwartet, dass das Team sie übernimmt. Das bedeutet, dass Sie transparent sein müssen – Sie sollten klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen und jeden auf dem Laufenden halten. Die Teammitglieder sollten wissen, wie das Projekt voranschreitet und wie ihre Arbeit die der anderen und des gesamten Projektes beeinflusst.

Tipp Nr. 3: Erstellen Sie gemeinsam mit dem Team einen Projektstrukturplan

Zu den wichtigsten Dokumenten in einem Projekt gehört der Projektstrukturplan (PSP), der alle Aufgaben innerhalb eines Projekts umreißt. Der Projektstrukturplan kann dann zur Berechnung des Projekttermins und zur Erstellung des Aufgabenplans verwendet werden.

Es ist zwar nicht ungewöhnlich, dass der Projektmanager dies selbst tut, aber die Einbeziehung des Teams in die Erstellung des Projektstrukturplans und des Projektzeitplans kann die Motivation und das Engagement steigern. 

Außerdem führt dies zu genaueren Zeitplänen, da die für eine Aufgabe verantwortlichen Teammitglieder am ehesten genau vorhersagen können, wie lange ihre Aufgaben dauern werden. 

Tipp Nr. 4: Feiern Sie Erfolge

Die Auflösungs-Phase ist nicht der einzige Zeitpunkt, an dem das Team aktiv feiern sollte.

Der Grund, warum die meisten Menschen Teambuilding mit Partys in Verbindung bringen, ist, dass Partys effektive Katalysatoren für den Zusammenhalt des Teams sind.

Wir raten Ihnen, Projektmeilensteine zu definieren – d.h. kritische Aufgaben, wichtige Ziele oder verschiedene Projektphasen – und diese zu nutzen, um die Motivation innerhalb eines Teams aufrechtzuerhalten.

Die Definition von Meilensteinen hilft Teams, ihre Erfolge zu feiern, ohne dabei das Endziel aus den Augen zu verlieren. 

Tipp Nr. 5: Verwenden Sie Projektmanagement-Tools

Es mag den Anschein erwecken, als müssten sich Projektmanager stark für die Förderung der Teambildung engagieren – aber vieles davon lässt sich durch den Einsatz des richtigen Projektmanagement-Tools vereinfachen. Gerade Kommunikationstools oder klassische Plattform-Anwendung fördern die Zusammenarbeit. 

Tipp Nr. 6: Kommunizieren, Kommunizieren, Kommunizieren

Kommunikation ist in gewisser Weise mit allen vorherigen Tipps zur Teambildung verbunden.

Sie verdient es jedoch, gesondert hervorgehoben zu werden, da die Kommunikation 90% der Arbeit von Projektmanagern ausmacht. Lesen Sie hier wie Sie einen Kommunikationsplan erstellen, der Sie dabei unterstützt.

Tipp Nr. 7: Teambuilding-Event

Wurden die Projektteam-Mitglieder ausgewählt und ist das Projektteam bereit an dem Projekt zu arbeiten, ist ein strukturiertes Teambuilding-Event von Vorteil. Es unterstützt in einem klar abgesteckten Rahmen die Teamentwicklung massiv zu beschleunigen. Derartige extern organisierte Events gehören für Linien-Organisationen bereits zum Standard. In der Praxis sehen wir aber auch eine deutliche Zunahme dieser Events für Projektteams. Eine positive Entwicklung. Auch ProX Consult veranstaltet Teambuilding-Events für neue Projektteams.

Fazit

In einem zeitlich begrenzten Umfeld ist die Arbeit daran, das Projektteam von einer Gruppe von Einzelpersonen in eine zusammenhängende und produktive Einheit zu verwandeln, von entscheidender Bedeutung, um die Chancen für den Projekterfolg zu erhöhen.

Bei gezielter Anwendung der oben angeführten Tipps können Sie Ihre Bemühungen zur Teamentwicklung in Schwung bringen, indem Sie einige der üblichen Hindernisse für die Teamentwicklung vermeiden. Damit das Durchlaufen der einzelnen Phase von Forming, Storming, Norming hin zum Performing beschleunigen.